IT-технологии в работе турагентства: инструкция по применению

Опрос показал, что 70 % респондентов не используют в работе возможности автоматизации. А причины, по которым они не видят необходимости внедрения IT-решений в свою работу, распределились следующим образом:

• у нас небольшая фирма, back-офис не нужен — 39 %
• мы экономим средства — 25 %
• его слишком сложно осваивать — 3 %
• мы попробовали, но решили, что это лишнее — 3 %

Одновременно с этим большинство (56 %) респондентов отметили, что для успешной работы им необходима программа, специально «заточенная» под работу туристической компании. Опрошенные туристические агентства очень высоко оценили полезность основных функций back-офиса. Наиболее важными они сочли следующие возможности ПК:

• автоматическое составление и вывод на печать документов — 71 %
• ведение базы данных клиентов — 68 %
• встроенный поисковик туров с возможностью онлайн-бронирования — 41 %
• модуль поиска предложений для сайта туристического агентства — 39 %
• юридическая справка — 39 %

На основании этих данных можно сделать предположение, что чисто интуитивно сотрудники и руководители многих компаний понимают необходимость использования специализированного ПО, но ряд причин не позволяет им решиться на использование IT-продуктов. Давайте рассмотрим эти причины более внимательно.

Преграды для IT-инноваций

Преграда #1: компания небольшая, поэтому специализированный back-офис не нужен

Современные системы автоматизации призваны экономить время сотрудников, упрощать документооборот, сводить к минимуму механическую работу. С помощью IT-решений оформление заявки и выписка документов туристу, заключение договора с клиентом и поиск нужного предложения выполняются как минимум вдвое быстрее. На первый взгляд, может показаться, что маленькой компании с невысокими оборотами не обязательно внедрять какое-то программное обеспечение, поскольку те же операции можно реализовать с помощью средств MS Office, сайтов операторов и т. д. Однако по сравнению с теми же «Вордом» и «Экселем» у back-офиса есть одно ключевое преимущество: вся информация находится в одном месте и к ней без труда можно получить авторизованный (подчеркнем это слово) доступ в любое время. Не нужно несколько раз вводить одни и те же данные, не нужно тратить время на поиск информации по разным папкам. Необходимые документы выводятся на печать несколькими щелчками мышкой. Аналитические и статистические данные собираются автоматически, по мере наполнения базы данных новой информацией.

Преграда #2: программное обеспечение — это дорогое удовольствие

Еще немного статистики: в 2009 году российские турфирмы снизили расходы на информационные технологии примерно на четверть. Вероятнее всего, сказалось влияние экономического кризиса, однако и в лучшие времена турагентства инвестировали в IT без особой охоты.

С одной стороны, их можно понять. ПО — хитрый продукт. Как правило, программы нужно поддерживать, обновлять, дорабатывать, а это значит, что платить за них придется не только при покупке, но и в процессе эксплуатации.

С другой стороны, не все так плохо. На рынке IT-услуг практически у всех поставщиков представлены различные программные комплексы, удовлетворяющие потребности как крупных сетевых агентств, так и направленные на автоматизацию маленьких компаний, состоящих из нескольких человек. Соответственно, затраты на их покупку и поддержку напрямую зависят от размера компании. Стоимость back-офиса для двух или трех рабочих станций в несколько раз ниже, чем цена путевки на какой-нибудь популярный курорт Египта или Турции.

Разработчики постоянно выпускают обновления программных продуктов: в новые версии добавляются новые полезные функции, расширяют возможности существующих — но это не обязывает пользователей регулярно обновлять продукт. «Апгрейды» можно делать не постоянно, а только тогда, когда дополнительные функции действительно необходимы. Следовательно, и расходы на ПО будут вполне умеренными.

Преграда #3: сложность внедрения и использования программного обеспечения

Как говорит народная мудрость, «у страха глаза велики». Довольно часто вывод о сложности программного продукта делается не на основании личного опыта работы с ним, а понаслышке. На самом деле все не так сложно, а к своим программным продуктам каждый уважающий себя производитель прилагает подробные руководства пользователя и обучающие ролики. Кроме того, сотрудники туристической компании всегда могут обратиться в службу технической поддержки и задать свои вопросы или даже пройти обучение у разработчиков. Работа с программами для турфирм не требует специальных знаний языков программирования или структур баз данных: достаточно общего уровня компьютерной грамотности.

Рассмотрев наиболее частые препятствия, встающие на пути IT-инноваций, легко увидеть, что многие барьеры на самом деле — не более, чем иллюзии. Самый простой убедиться в этом лично: попробовать IT-решения в работе. Для этого, кстати, не нужно тратить деньги: для начала можно попробовать демо-версию или получить у разработчиков бесплатный тестовый доступ, чтобы оценить возможности системы.

Тяжело в учении — легко в бою

Выбор программного обеспечения стоит начинать с выявления задач, для решения которых ПО, собственно, и приобретается. Если агентство собирается наладить только внутриофисный учет и упростить документооборот, в этом случае можно обойтись одной «голой» back-офисной системой. Если задачи стоят более глобальные — например, оптимизация бронирования туруслуг у операторов или реализация на сайте агентства возможности онлайн-бронирования туров, понадобятся дополнительные решения. Когда задачи осознаны и определены их приоритеты, следует выяснить, какие готовые предложения уже существуют на рынке. Посмотрите демо-версии программных продуктов, протестируйте, сравните их цены и «функционал». Узнайте, с какими другими прикладными приложениями их можно сочетать без лишних сложностей. Скорее всего, у вас возникнут вопросы по работе с теми или иными разделами, для чего нужна та или иная функция — и тому подобные. Все возникшие вопросы стоит задать разработчикам еще до того, как вы купите их программное обеспечение: это позволит избежать многих ненужных споров и недоразумений. Помните: только на основании тщательного анализа и изучения доступных вариантов вы сможете сделать выбор программного обеспечения, в котором точно не разочаруетесь. Кроме того, такой подход позволит очень точно спланировать затраты на программное обеспечение и на его поддержку.

Во-первых, нужно определить время, когда удобнее начать работу с новым ПО. Заняться внедрением программ стоит до наступления сезона, пока продажи не очень активны. Во-вторых, между покупкой ПО и наступлением момента полной автоматизации офиса пройдет определенное время: необходимо заложить в проект достаточный срок на изучение программы и ее функций, первичное наполнение базы данных. В-третьих нужно ознакомиться с документацией, а еще лучше — пройти обучение у разработчиков. Так можно максимально быстро понять принципы работы программы и с начать полной отдачей пользоваться ее возможностями.

Приступив к автоматизации своей компании, например, феврале, вы будете иметь достаточно времени для того, чтобы не торопясь освоить ПО, заполнить базу данных необходимой информацией, натренировать сотрудников оформлять заявки и документы. И начало летнего сезона вы уже встретите во всеоружии.

На первом этапе внедрения системы можно подключить к ней меньше пользователей, чем это нужно для полной автоматизации. Тогда вам не придется платить за рабочие станции, которые на первом этапе не будут использованы из-за недостатка данных. Кроме того, не стоит торопиться с различными доработками ПК. Прежде чем их заказывать, нужно как следует изучить весь функционал программы: очень может быть, что тогда необходимость в каких-то специальных доделках исчезнет сама собой.

ITого

Таисия Кострюкова, компания «САМО-Софт»